L’organo di Vigilanza è una componente caratteristica e centrale del Modello organizzativo 231 e, in genere, dei programmi di conformità ai requisiti.
L’Organismo di Vigilanza può essere monocratico o collegiale, con componenti interni e/o esterni.
L’autonomia, l’indipendenza, la professionalità e la continuità d’azione sono i principali attributi che devono caratterizzare un Organismo di Vigilanza.
Per gli enti di piccole dimensioni, il D.Lgs. 231/2001 prevede che l’Organismo di Vigilanza possa coincidere direttamente con l’organo amministrativo.
L’Organismo di Vigilanza è generalmente responsabile di:
- Proporre gli adattamenti e aggiornamenti del Modello (ad esempio, a seguito di mutamenti nell’organizzazione o nell’attività della società, di modifiche al quadro normativo di riferimento, di anomalie o violazioni accertate delle prescrizioni del Modello stesso)
- Vigilare e controllare l’osservanza e l’efficace attuazione del Modello da parte dei destinatari (ad esempio, verificando l’effettiva adozione e la corretta applicazione delle procedure, etc.)
- Gestire o monitorare le iniziative di formazione e informazione per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello da parte dei relativi destinatari
- Gestire e dare seguito alle informazioni ricevute sul funzionamento del Modello
L’organismo di Vigilanza è quel soggetto responsabile di sorvegliare e di verificare regolarmente l’efficacia del Modello, di segnalare eventuali deficienze del Modello, di aggiornare il Modello in seguito a modifiche normative o d organizzative; ha l’obbligo di informazione nei confronti del Consiglio di Amministrazione, organizza l’informazione e formazione.
Quest’ultima, se rivolta ai dipendenti e collaboratori aziendali, interni ed esterni, sulla conoscenza delle varie fasi per la realizzazione di un MOGC 231, (individuazione e valutazione dei rischi, pianificazione e attuazione di misure preventive e correttive, sistema sanzionatorio, flussi informativi con OdV, etc.), rappresenta un punto fondamentale per garantire poi l’efficace attuazione del modello stesso nell’organizzazione.
L’organismo deve essere anche dotato della necessaria continuità d’azione, per poter operare efficacemente, e ciò presuppone quindi una composizione mista, di membri interni ed esterni, e la necessità di evitare in esso la presenza di soggetti dotati di poteri operativi, privilegiando invece figure con elevata attitudine al controllo, dotate della necessaria professionalità ed esperienza.
COMPITI ODV
- Verifica dell’efficienza ed efficacia del Modello rispetto alla prevenzione ed alla commissione dei reati previsti dal Decreto
- Verifica del rispetto delle modalità e delle procedure previste dal Modello e rilevazione degli eventuali scostamenti comportamentali che dovessero emergere dall’analisi dei flussi informativi e dalle segnalazioni alle quali sono tenuti i responsabili delle varie funzioni
- Formulazione di proposte all’organo dirigente per gli eventuali aggiornamenti del Modello in conseguenza di:
- Significative violazioni delle prescrizioni del Modello, significative modificazioni dell’assetto interno e/o delle modalità di svolgimento delle attività, modifiche normative
- Segnalazione all’organo dirigente, per gli opportuni provvedimenti, di quelle violazioni accertate del Modello che possano comportare l’insorgere di una responsabilità in capo all’ente
- Incontri periodici con gli organi societari cui l’OdV riferisce (con verbalizzazione)
- Predisposizione di una relazione informativa, su base almeno semestrale, per l’organo dirigente in ordine alle attività di verifica e controllo compiute ed all’esito delle stesse
- Trasmissione della relazione al Collegio sindacale
I POTERI
- Le attività poste in essere dall’OdV non possono essere sindacate da alcun altro organismo o struttura aziendale, fermo restando però che l’organo dirigente è in ogni caso chiamato a svolgere un’attività di vigilanza sull’adeguatezza del suo intervento, in quanto all’organo dirigente spetta la responsabilità ultima del funzionamento del Modello
- L’OdV deve avere libero accesso presso tutte le funzioni della Società – senza necessità di alcun consenso preventivo – onde ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dal Decreto
- L’OdV può avvalersi – sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità – dell’ausilio di tutte le strutture della Società ovvero di consulenti esterni
- Nel contesto delle procedure di formazione del budget aziendale, l’organo dirigente dovrà approvare una dotazione adeguata di risorse finanziarie, proposta dall’Organismo stesso, della quale l’OdV potrà disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es.: consulenze specialistiche, trasferte, etc.,)
