Una volta realizzato un modello organizzativo per la responsabilità amministrativa conforme al D.Lgs. 231/01, questo andrà mantenuto aggiornato con le variazioni normative ed organizzative.
Questa necessità di aggiornamento non deve essere vista come un onere, ma piuttosto come un’opportunità di mantenere la propria organizzazione focalizzata sulla prevenzione di reati che potrebbero portarle un danno non trascurabile.
Procedure 231 viene costantemente aggiornato parallelamente all’evoluzione normativa.
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Il D.Lgs. 231/01 prevede espressamente la necessità di aggiornare il Modello Organizzativo, al fine di renderlo costantemente ritagliato sulle specifiche esigenze dell’ente e della sua concreta operatività.
Gli interventi di adeguamento e/o aggiornamento del Modello Organizzativo saranno realizzati essenzialmente in occasione di:
- Innovazioni normative
- Violazioni del Modello Organizzativo o esiti negativi di verifiche sull’efficacia del medesimo (che potranno anche essere desunti da esperienze riguardanti altre società)
- Modifiche della struttura organizzativa della società
L’aggiornamento del Modello Organizzativo 231 e, quindi, la sua integrazione o modifica, spetta al Consiglio di Amministrazione e/o alla Direzione Generale.
Un intervento mirato all’aggiornamento del Modello 231 deve prevedere una verifica dello stato dell’arte e degli aggiornamenti delle seguenti sezioni:
- Codice etico
- Mappa delle attività a rischio
- Analisi dei rischi
- Procedure di controllo
- Sistema di deleghe e responsabilità
- Sistema disciplinare
- Formazione e informazione del personale
La semplice “cura” dell’aggiornamento, ossia la mera sollecitazione in tal senso e non già la sua diretta attuazione spetta invece all’Organismo di Vigilanza.
Al fine di mantenere costantemente aggiornato il Modello 231, l’OdV sottopone lo stesso ad un processo di revisione costante e valuta altresì se avvalersi – per tale attività – anche del supporto di soggetti esterni specializzati.
La valutazione sulle necessità di aggiornamento di un sistema 231 viene effettuata, di norma, nei casi di:
- Modifica della normativa primaria o secondaria di riferimento
- Introduzione di nuovi prodotti/servizi con impatti sui reati presupposto del Decreto Legislativo 231/01
- Sviluppi o modifiche delle attività aziendali con impatti sui reati presupposto del Decreto 231
- Variazioni dell’organigramma aziendale che abbiano impatto sulle attività aziendali e, conseguentemente, sulle attività rischiose ai sensi del D.Lgs. 231/01.
In caso di proposte di modifica o aggiornamento del Modello 231, l’OdV procede all’inoltro delle stesse al vaglio ed all’approvazione del Consiglio di Amministrazione / Direzione Generale.
Qualora le modifiche o gli aggiornamenti riguardino semplici recepimenti di variazioni della normativa primaria o secondaria vigente, le stesse potranno essere apportate direttamente a cura dell’Organismo di Vigilanza, fermo restando l’obbligo di sottoporle, per presa visione e ratifica, al Consiglio di Amministrazione / Direzione Generale.
L’organo dirigente, che è responsabile dell’adozione del Modello 231, lo è altrettanto di ogni aggiornamento dello stesso: infatti, mentre l’adozione è l’atto formale che dà origine, una volta per tutte, al Modello, l’aggiornamento è l’atto con cui il Modello stesso si allinea, nel tempo, alle necessità via via riscontrate in sede di applicazione, in una sorta di nuova – sempre più adeguata – adozione.
Lo stesso art. 6 (al primo comma, lett. a) affida all’organo dirigente il compito di attuare efficacemente il Modello Organizzativo 231 e, quindi, di aggiornarlo, nel senso di mantenerlo efficacemente attuato nella prospettiva del progresso temporale.
Se la responsabilità dell’aggiornamento del Modello ricade sull’organo dirigente, è necessario poter discernere quali compiti specifici residuino in capo all’Organismo di Vigilanza e, quindi, in cosa consista precisamente il compito ad esso affidato di “curare l’aggiornamento” del Modello.
In una prima approssimazione possiamo dire che curare l’aggiornamento del Modello Organizzativo significa preoccuparsi che il Modello stesso, nel tempo si mantenga adeguato.
Nella prospettiva appena esaminata, in cui si è chiarito che la responsabilità dell’aggiornamento spetta esclusivamente all’organo dirigente, l’obbligo di averne cura indica la preoccupazione che deve avere l’Organismo di Vigilanza a che l’organo dirigente mantenga adeguato nel tempo il Modello.
Scendendo in un piano più propriamente giuridico, si deve pertanto definire come si estrinsechi questa preoccupazione, quando sorge e quali siano le conseguenze della mancata doverosa attivazione, sia in capo allo società, che, naturalmente, allo stesso Organismo di Vigilanza.
Un profilo interpretativo piuttosto lineare da questo punto di vista è quello offerto dalle Linee Guida per la costruzione dei Modelli di Organizzazione Gestione e Controllo emanate da Confindustria che indicano come uno dei compiti dell’Organismo di Vigilanza sia quello di formulare “proposte all’organo dirigente per gli eventuali aggiornamenti ed adeguamenti del Modello Organizzativo adottato, da realizzarsi mediante le modifiche e/o integrazioni che si dovessero rendere necessarie”
Ma se la formulazione di proposte esprime soltanto la modalità attraverso la quale prende forma la cura dell’aggiornamento del Modello, di maggior rilievo è l’individuazione delle circostanze dalle quali scaturisce l’obbligo di formulare le proposte stesse.
