Elementi costitutivi del Modello di Organizzazione, gestione e controllo
Il modello 231 si articola come segue:
- Parte generale (identificante le caratteristiche strutturali dell’Organizzazione nonché le modalità di creazione del modello e della sua diffusione – formazione/informazione)
- Parte speciale (afferente le diverse tipologie di reati presupposto contemplati nel D.Lgs. 231/2001, e recante la mappatura dei rischi di commissione dei reati)
- Codice Etico-Comportamentale (indicante le regole di condotta proprie dell’Organizzazione)
- Sistema disciplinare (riportante i principi base del CCNL applicato, e le altre regole sanzionatorie a carico dei soggetti che collaborano senza essere dipendenti ecc.)
- Statuto dell’OdV
- Regolamento dell’Odv
- Sistema di Procure e deleghe
- Organizzazione gerarchico-funzionale
- Documento di analisi rischi (mappatura dei rischi)
Da che cosa è composto il Modello 231?
Il Modello è composto da una parte generale e diverse parti speciali . Cosa contiene la parte generale? Nella parte generale troviamo la descrizione del Modello, l’ambito legislativo da cui deriva, le ragioni per l’adozione del Modello, cenni generali sul Codice Etico, sull’Organismo di Vigilanza (OdV), sulla formazione ed informazione, sul Sistema Disciplinare;
Quali sono le parti speciali ?
Queste sono il (A) Codice Etico, (B) il sistema di deleghe e poteri, (C) l’organizzazione interna, (D) il sistema disciplinare, (E) la matrice dei rischi ed i protocolli;
Quali sono i protocolli?
I protocolli sono delle procedure particolari relativi alla 231, che integrano il sistema di procedure e regole già in essere; i protocolli 231 attualmente in vigore sono:
- Selezione, Assunzione e Gestione del Personale dipendente e dei Collaboratori/ Agenti
- Gestione di donazioni sponsorizzazioni, omaggi ed altre liberalità
- Gestione dei flussi monetari e finanziari
- Gestione delle vendite e delle gare pubbliche d’appalto
- Gestione degli acquisti di beni e servizi
- Gestione degli adempimenti e dei rapporti con gli Enti Pubblici e le Autorità di Vigilanza
- Gestione della sicurezza nei luoghi di lavoro
- Formazione del Bilancio e rapporti con Collegio Sindacale e Società di Revisione
La costruzione del Modello
Ogni Ente e/o società che vuole fruire dell’esimente, e garantirsi una corretta gestione aziendale, deve essere dotato di un proprio ed esclusivo Modello ex D. Lgs. 231/2001.
Ciò comporta che tale modello debba essere predisposto “su misura” della realtà organizzativa alla quale fa riferimento al fine di poter far fronte alle esigenze emergenti dalla reale struttura ed organizzazione dell’ente/società. I modelli generici costruiti a tavolino senza alcun confronto con la concreta realtà aziendale sono inefficaci sia a prevenire i reati sia a rappresentare l’esimente prevista dall’art. 6 del D.Lgs. n. 81/2008.
La stesura del Modello deve avvenire facendo tesoro dell’esperienza propria dell’Organizzazione dell’Ente, e quindi deve essere frutto di una attenta analisi dei processi aziendali al fine di determinare l’esposizione della società stessa ai reati presupposto contemplati nel D. Lgs. n. 231/2001 (art. 6).
In concreto l’attività di individuazione dell’esposizione ai predetti reati, definita tecnicamente come mappatura delle aree (dell’attività aziendale) sensibili (al rischio di commissione di reati), va articolata anche tramite una attenta attività di intervista che coinvolga i soggetti chiavi dei processi esistenti nell’Organizzazione.
L’attività di intervista ha quale proprio obiettivo quello di analizzare ogni attività sensibile al rischio di commissione dei reati presupposto di cui al D.Lgs. n. 231/2001 verificando l’esistenza di procedure/protocolli aziendali adeguati ed efficaci e qualora esistenti, il rispetto dei seguenti parametri:
- Tracciabilità delle operazioni
- Segregazione delle funzioni coinvolte nell’attività aziendali
- Rispetto dei poteri di firma
A tale scopo, devono essere sempre presenti oppure devono essere implementate procedure idonee per le aree di attività aziendale “scoperte” nonché devono essere articolati correttivi sulle procedure già esistenti e non esaustive e/o congrue al contesto aziendale e/o alle esigenze di prevenzione.
Contenuti del sistema di prevenzione
Codice di condotta aziendale anti-corruzione / antifrode e il codice etico
Il codice etico di condotta anti-corruzione e anti-frode è un codice di comportamento aziendale che testimonia l’impegno aziendale in queste aree. Viene redatto con l’obiettivo di influenzare e controllare i comportamenti commerciali e gestionali a vantaggio sia dell’azienda che della comunità economico-sociale nell’ambito della quale l’azienda opera.
Tale codice di condotta, che può essere inserito in un più ampio codice etico che definisca la responsabilità etica dei comportamenti individuali in azienda, ha come obiettivi principali:
- Informare le persone interne all’azienda e i terzi della natura e dei contenuti dell’impegno aziendale nel combattere reati e comportamenti illeciti, chiedendo ad essi di sottoscrive un esplicito impegno al rispetto della legalità e delle regole del codice stesso
- Aumentare la coscienza e la conoscenza dell’etica e delle politiche aziendali tra i dipendenti per ottenere il loro consenso e supporto alla lotta contro la corruzione e contro le frodi e contro la negligenza in materia di sicurezza del lavoro e tutela dell’ambiente
- Sostenere la reputazione dell’impresa aumentandone la fiducia.
Modelli di organizzazione e gestione idonei
Tali modelli secondo la normativa, devono:
- Individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati
- Prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire
- Individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati
- Prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli
- Introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello
Per lo sviluppo di modelli idonei è necessaria una preventiva attività di rilevazione e mappatura dell’esistente e delle necessità, da effettuare mediante uno specifico check-up aziendale con questionari di autovalutazione, interviste mirate, acquisizione della documentazione pertinente ed analisi della stessa congiuntamente con le funzioni aziendali interessate.
Manuale delle procedure di attuazione dei modelli nella realtà aziendale
Il Manuale è l’insieme delle procedure organizzati volte ad assicurare il conseguimento degli obiettivi e delle regole fissate.
Il Manuale deve partire dal codice etico dell’impresa e:
- Individuare aree e processi interni all’azienda ed identificare i rischi di business di tali processi e le modalità di prevenzione
- Indicare gli strumenti atti ad assicurare il monitoraggio del contesto esterno (concorrenti, mercato, agenti, clienti, ecc.), ed indicare le modalità opportune per anticipare condizioni ed eventi che possano minacciare il rispetto delle regole fissate dalla Direzione
- Introdurre procedure organizzative interne per realizzare il modello gestionale richiesto dalla legge. Tra queste: corretta tenuta di registri contabili e del sistema di reporting alla Direzione, monitoraggio fornitori, controllo delle nuove assunzioni di personale, degli agenti/rappresentanti o dei partner, verifiche di ottemperanza alle regole anti-corruzione, audit di sicurezza e ambientali, sistema delle deleghe, fortissima attenzione alla formazione interna sufficiente, adeguata ed efficace, metodi di sensibilizzazione dell’intera organizzazione aziendale alle politiche aziendali, incluse quelle in materia di sicurezza e salute dei lavoratori e tutela ambientale, monitoraggio interno del sistema e revisione periodica dei modelli, definizione del sistema disciplinare e di sanzioni e criteri per la capillare diffusione delle politiche aziendali
- Prevedere a livello organizzativo una o più strutture aziendali, con responsabili dotati di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. Può essere ad esempio costituito uno specifico comitato con la partecipazione di figure rappresentative della Direzione, a cui può riportare la funzione di audit interno, se esistente, con il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli introdotti e dell’intero sistema di prevenzione. Detto comitato dovrà poi attivare il flusso informativo all’Organismo di Vigilanza 231
Parte Generale
La Parte Generale contiene innanzitutto gli elementi fondamentali ed obbligatori per l’implementazione del sistema di gestione.
Tratta le nomine, le funzioni interne e la distribuzione dei poteri e delle responsabilità e le modalità dei flussi informativi dell’Organismo di Vigilanza (OdV) nei confronti del vertice societario.
Contiene inoltre le casistiche di violazione del Modello 231 ed il sistema disciplinare e sanzionatorio.
La Parte Generale del Kit Procedure 231 contiene un elenco (sempre aggiornato) del reati sanzionati dal D.Lgs. 231/01.
Il servizio di assistenza ed aggiornamenti normativi (gratuito e compresi per i primi 12 mesi dall’acquisto, poi ad un costo facoltativo ed opzionale di 79+IVA/anno) garantisce di lavorare con modulistica sempre aggiornata.
Nell’apposita sezione dedicata alla premessa generale della Parte Generale, è possibile infine inserire una descrizione completa dell’organizzazione avvalendosi dei contenuti già presenti, tutti completamente modificabili e personalizzabili.
Parte Speciale
La parte speciale del Kit documentale 231 si divide in sezioni che rispecchiano le tipologie di reato previste in merito alla responsabilità amministrative degli enti.
I reati spaziano da quelli commessi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione al reato di impiego di lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno.
In particolare la sezione dedicata alla parte speciale 231 esamina i singoli reati del codice penale e civile ed abbraccia tutti quelli contemplati dall’Elenco aggiornato dei reati presupposto.
Nella parte speciale per ciascun ogni articolo di legge è descritta la pena detentiva o pecuniaria che si somministra.
Lo stesso dicasi per la eventuale sanzione amministrativa a carico degli enti.
Inoltre per ogni articolo si specifica quale legge o decreto lo ha introdotto, modificato o abrogato e a quale dei reati presupposto appartiene.
Si analizzano inoltre le attività sensibili ad essi collegati, gli organi e le funzioni coinvolte.
Allo stesso modo si definiscono i principi e i comportamenti da adottare per prevenire e ridurre la commissione del reato.
Il Kit Documentale Procedure 231 viene aggiornato tempestivamente ad ogni variazione legislativa che comporta una implicazione ai reati previsti dal D. Lgs231/01.
Il servizio di assistenza ed aggiornamenti normativi (gratuito e compresi per i primi 12 mesi dall’acquisto, poi ad un costo facoltativo ed opzionale di 79+IVA/anno) garantisce di lavorare con modulistica sempre aggiornata.
Si stabiliscono inoltre anche i controlli specifici dell’OdV attraverso la conduzione di appositi Audit.
Interviste 231
La sezione dedicata alle Interviste del Kit Documentale Procedure 231 è un vademecum da utilizzare sia nelle fase iniziale che nella fase di mantenimento di un sistema D.Lgs 231 per effettuare una valutazione dei rischi per ciascuna fattispecie di reato previsto dal D.Lgs 231/01, di quei reati previsti dall’Art.12 della Legge n.9/2018 e di quelli contenuti nella Legge n.146/2006).
Ad ciascun articolo del D.Lgs 231/01 vengono associati, con le dovute descrizioni, i relativi articoli di legge (penali, civili, procedura penale, o di altra fonte) così pure per gli articoli delle Leggi sopra citate.
Regolamento OdV
Nella sezione dedicata al Regolamento OdV del Kit Documentale Procedure 231 si descrivono le linee guida che l’Organismo di Vigilanza definisce per autoregolare il proprio funzionamento.
Vengono trattati in questo modo gli obiettivi, la nomina, i compiti ed i poteri del presidente, la nomina e le funzioni del segretario.
Si stabiliscono inoltre le modalità di tutto ciò che ruota intorno alle riunioni, convocazioni, validità, svolgimento, decisioni e verbalizzazione.
Nella nomina dei componenti dell’Organismo di Vigilanza, il relativo Regolamento detta particolare cura nella scelta dei soggetti che ne faranno parte.
Questi devono avere un profilo etico di indiscutibile valore e possedere oggettive credenziali di competenza (Chi può essere nominato un componente di un OdV)
Queste credenziali devono essere di base per poter dimostrare, anche verso l’esterno, il reale possesso delle qualità richieste.
All’interno del Kit Documentale Procedure 231 si trovano modelli ed allegati dedicati a quanto sopra descritto.
Lo stesso dicasi per la gestione delle informazioni, il budget per le spese da affrontare, la revoca e cessazione di un membro o dell’intero Organismo OdV.
Il pacchetto, nella sezione dedicata in modo specifico ai membri di un Organismo di Vigilanza, tratta anche la modalità ed il flusso di informazioni con gli altri organi societari e la gestione delle segnalazioni Whistleblowing.
In merito alle linee guida il Kit Procedure 231 descrive che gli stessi componenti dell’Organismo sono gli autori del Regolamento OdV essendo indipendenti da altre funzioni
Non è opportuno infatti che tale Regolamento sia redatto da organi societari diversi dall’Organismo poiché si potrebbe ritenere violata l’indipendenza dello stesso.
L’Organismo di Vigilanza può essere “monocratico”, ossia costituito da una sola persona, oppure “collegiale”, ossia composto da più soggetti.
