Modello di organizzazione, gestione e controllo

Il MOGC 231 (Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01) rappresenta una delle sezioni principali del prodotto.

Il Modello è la sezione dove deve essere riportata l’analisi del contesto operativo in cui si opera per identificare i processi e le attività sensibili e definire i protocolli di controllo.

Il modello MOGC 231 va utilizzato per definire ed approvare il codice etico ed il sistema disciplinare e sanzionatorio da applicare ad ogni violazione dei principi normativi

Gli obiettivi del modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/01 attengono alle seguenti sfere:

LICEITÀ
Intesa nei termini della garanzia dell’esercizio delle attività proprie dell’organizzazione nel rispetto di norme, leggi e regolamenti

ETICA 
Quale elemento cardine di buon governo e di corretto assolvimento degli obiettivi dell’organizzazione anche in relazione al proprio ruolo sociale

TRASPARENZA
Relativa alla piena e corretta circolazione delle informazioni sia all’interno del sistema amministrativo dell’organizzazione sia fra quest’ultimo e gli interlocutori esterni

EFFICACIA DELL’ADOZIONE
Tanto più garantita se norme, regolamenti e leggi vengono seguiti e rispettati nell’interesse delle policy territoriali

Metodologia di costruzione di un Modello Organizzativo 231

Di seguito si rappresentano gli elementi essenziali che costituiscono il fondamento nella costruzione di un Modello Organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/01:

• Definizione del Modello di organizzazione, gestione e controllo
• Analisi del contesto operativo dell’organizzazione al fine di identificare i processi e le attività sensibili
• Analisi dei controlli già in essere e dei gap rilevati rispetto ai principi di controllo di riferimento (individuati secondo le previsioni del D.Lgs. 231/01)
• Definizione di protocolli di controllo e presidi organizzativi sui processi e sulle attività sensibili identificati
• Definizione di un modello di organizzazione, gestione e di controllo articolato in una parte generale ed in una o più parti speciali
• Definizione del Codice Etico (o codice di comportamento)
• Definizione ed approvazione da parte dei vertici dell’organizzazione di un codice etico nell’ambito del quale esplicitare, a titolo di esempio, i principi etici di riferimento, le regole di comportamento, i comportamenti vietati, etc.,
• Definizione di un sistema disciplinare e di meccanismi sanzionatori da applicare ad ogni violazione dei principi normativi ed applicativi contenuti nel codice etico e nel modello di organizzazione 231 a prescindere dalla commissione di un illecito e della eventuali conseguenze esterne causate dal comportamento inadempiente
• Individuazione e nomina dell’OdV (Organismo di Vigilanza)
• Individuazione dell’OdV (Organismo di Vigilanza)
• Nomina dell’OdV (Organismo di Vigilanza)
• Definizione del Piano di Vigilanza / Reporting verso l’OdV

In particolare tale metodologia è articolata in due fasi principali:

IDENTIFICAZIONE AREE SENSIBILI  
Mediante l’analisi del contesto dell’organizzazione e del modello operativo di funzionamento per evidenziare dove (=in quale settore / area di attività) e secondo quali modalità si possono verificare eventi pregiudizievoli in riferimento al D.Lgs. 231/01

DEFINIZIONE DI UN SISTEMA DI CONTROLLO PREVENTIVO  
Anche conosciuto come “Protocollo per la programmazione della formazione ed attuazione delle decisioni dell’organizzazione”, un sistema di controllo preventivo è utile per effettuare la valutazione del sistema esistente nell’organizzazione ed il suo eventuale aggiornamento in termini di capacità di contrastare la prevenzione degli illeciti, garantire la conformità a leggi e regolamenti, la trasparenza e l’eticità dell’operato oltre che l’efficacia dell’adozione
La realizzazione del modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01 (di seguito indicato come “Modello 231”) viene effettuata sulla base

• Di risultati raggiunti nelle fasi di analisi e definizione di un sistema di organizzazione, gestione e controllo
• Delle scelte di indirizzo degli organi decisionali dell’organizzazione

Sezione disposizioni generali : Individuazione delle attività a rischio di commissione di reati

In relazione alle attività svolte dall’organizzazione, a seguito di specifica analisi dei rischi  sono individuate le seguenti aree o settori funzionali nel cui ambito si possono manifestare fattori di rischio relativi alla commissione di violazioni delle norme penali indicate dal D.Lgs. 231/01 o, in generale, dal Codice Etico dell’organizzazione stessa

L’analisi dei rischi è stata strutturata in modo da valutare per ciascuna fase dei processi (protocolli) quali possono essere quelli potenzialmente a rischio relativamente ai singoli articoli del D.Lgs. 231/01.

Sezione : Processi sensibili relativi alle aree a rischio

Sono individuati i seguenti processi sensibili comuni allo svolgimento delle attività dell’organizzazione nelle aree o settori funzionali di cui al precedente punto

Sezione : Protocolli per la formazione e l’attuazione delle decisioni

In ragione dell’articolazione delle attività e della complessità organizzativa, l’organizzazione ha deciso di adottare un sistema di deleghe di poteri e di funzioni

Ogni delega, formalizzata e consapevolmente accettata dal delegato, prevede in termini espliciti e specifici l’attribuzione degli incarichi a persone dotate di idonea capacità e competenza, assicurando al delegato l’autonomia ed i poteri necessari per lo svolgimento della funzione

L’organigramma aziendale, con l’indicazione delle funzioni attribuite a ciascuna posizione, è disponibile presso la DG e comunicato a tutte le funzioni e viene aggiornato in occasione di ogni sua variazione significativa

Sezione : Obblighi di informazione dell’OdV – Organismo di Vigilanza

Il Modello 231 prevede, per le attività relative ai processi sensibili espressamente individuate, specifici obblighi di informazione nei confronti dell’OdV

In ogni caso l’Organismo di Vigilanza ha accesso a tutta la documentazione relativa ai processi sensibili indicati al punto (Processi sensibili relativi alle aree a rischio)

È assicurata piena libertà a tutto il personale aziendale di rivolgersi direttamente all’Organismo di Vigilanza per segnalare violazioni del Modello 231 o eventuali irregolarità

A tal fine sono previste specifiche linee di reporting verso l’OdV stesso da parte delle strutture aziendali

In particolare il reporting verso l’OdV potrà riguardare, a titolo meramente esemplificativo:

• Le decisioni relative alla richiesta, erogazione ed utilizzo di finanziamenti pubblici
• Le richieste di assistenza legale nei confronti delle quali la Magistratura procede per i reati previsti dalla richiamata normativa
• I provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al D.Lgs. n. 231/2001
• Le commissioni di inchiesta o relazioni interne dalle quali emergano responsabilità per le ipotesi di reato di cui al D.Lgs. n. 231/2001
• Le notizie relative alla effettiva attuazione, a tutti i livelli dell’ente, del Modello 231, con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti e delle eventuali sanzioni irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni
• I prospetti riepilogativi degli appalti affidati a seguito di gare a livello nazionale e europeo, ovvero a trattativa privata
• Le notizie relative a commesse attribuite da enti pubblici o soggetti che svolgano funzioni di pubblica utilità
• Reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro

Sezione : Sistema disciplinare

L’articolo 6, comma 2, lett. e) e l’articolo 7, comma 4, lett. b) del D.Lgs.n.231/01 stabiliscono, con riferimento sia ai soggetti in posizione apicale che ai soggetti sottoposti ad altrui direzione, la necessaria predisposizione di “un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello”

L’efficace attuazione del Modello e del Codice di Comportamento non può prescindere dalla predisposizione di un adeguato apparato sanzionatorio, che svolge una funzione essenziale nel sistema del D. Lgs. 231/01, costituendo il presidio di tutela per le procedure interne

In altri termini, la previsione di un adeguato sistema che risulti idoneo a sanzionare le violazioni delle disposizioni e delle procedure organizzative richiamate dal Modello rappresenta un elemento qualificante dello stesso ed una condizione imprescindibile per la sua concreta operatività, applicazione e rispetto da parte di tutti i Destinatari

Quindi il sistema disciplinare applicabile in caso di violazione di quanto previsto dal Modello è volto a rendere effettiva ed efficace l’adozione dello stesso e l’azione dell’OdV, ciò in virtù anche di quanto previsto dall’art. 6 del Decreto

Requisito fondamentale delle sanzioni è la loro proporzionalità rispetto alla violazione rilevata, proporzionalità che dovrà essere valutata in ossequio a tre criteri:

• Gravità della violazione
• Tipologia di rapporto di lavoro instaurato con il prestatore (subordinato, parasubordinato, dirigenziale etc.,), tenuto conto della specifica disciplina sussistente sul piano normativo e contrattuale
• Eventuale recidiva

Sezione : Disposizioni relative ai processi sensibili

Il Modello 231 è rappresentato da procedure ed adempimenti specifici che consentono di presidiare le aree a maggior rischio, riferite ai reati indicati dal D.Lgs. 231/01 che  in estrema sintesi riguardano:

• Corruzione e concussione (quest’ultimo, insieme a quello di corruzione passiva, quando chi agisce per l’azienda, che svolge una pubblica funzione o eserciti un pubblico servizio, abbia la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio)
• Malversazione a danno dello stato o dell’Unione Europea o di altro Ente Pubblico
• Indebita percezione di erogazioni a danno dello stato o di altro Ente Pubblico
• Truffa aggravata ai danni dello Stato o di altro Ente Pubblico
• Frode informatica ai danni dello Stato o di altro Ente Pubblico
• Reati in tema di erogazioni pubbliche
• Reati societari
• Ostacolo all’esercizio delle funzioni della Autorità Pubbliche di Vigilanza
• Delitti di falsità materiali, ideologiche, amministrative (in monete, carte di credito e valori di bollo)
• Delitti contro la personalità individuale