Un sistema di gestione conforme al D.Lgs. 231/01 deve essere sufficientemente documentato ovvero deve prevedere la presenza e la tracciabilità di specifiche informazioni riportate su apposita modulistica.
Sostanzialmente, la modulistica di un sistema 231 può essere distinta in
Modulistica a supporto delle procedure gestionali
Sono moduli di supporto utili nel caso in cui, unitamente alla gestione pura della problematica relativa alla responsabilità amministrativa, sia necessario trattare anche aspetti di tipo sistemico e gestionale, relativo alla gestione della qualità, ambiente e sicurezza sul lavoro
Esempi di modulistica gestionale
Matrice delle responsabilità dei documenti del Sistema di Gestione
Matrice dei documenti del Sistema di Gestione
Politica aziendale per la responsabilità amministrativa
Total Quality Plain
Piano annuale delle verifiche interne
Programma di verifica interna
Lista di riscontro verifica ispettiva
Rapporto di verifica interna
Rapporto di NC e piano delle AC e AP
Elenco delle non conformità
Piano delle indagini
Elenco delle azioni correttive e preventive
Ordine del giorno – Riesame della direzione
Rapporto di riesame della direzione
Elenco materiali a scorta minima
Richiesta materiale
Registro richieste di acquisto
Richiesta di offerta
Registro di richiesta di offerta
Ordine di acquisto
Registro degli ordini
Modifica ordine
Piano annuale di addestramento e formazione
Attività di addestramento e formazione svolte
- Allegati generali di supporto al sistema 231
Sono allegati direttamente collegati al Sistema D.Lgs. 231/01, obbligatori e necessari per la validità del sistema stesso.Esempi di modulistica di supporto
Questionario preliminare 231
Dichiarazione di responsabilità ed assenza di conflitto di interessi
Clausola risolutiva professionisti, collaboratori e consulenti esterni
Clausola risolutiva per fornitori
Dichiarazione annuale del responsabile amministrazione, finanza controllo
Dichiarazione annuale dei responsabili coinvolti nelle chiusure contabili
Operazioni in deroga
Flussi informativi verso l’OdV
Segnalazione delle violazioni
Segnalazione di carenze, malfunzionamento o richiesta di integrazioni
Dichiarazione periodica di rispetto del Modello 231
Operazioni con le Pubbliche Amministrazioni
Assunzioni
Emolumenti aggiuntivi
SAL
Progetto di finanziamento
Ricevuta di documentazione di bilancio
Rapporto di verifica interna / Audit OdV 231
Verbale del Riesame della Direzione 231
Criteri per la definizione di pubblico ufficiale e di incaricato di pubblico servizio
Verbale di riunione periodica OdV
Nomina OdV
Piano degli Audit OdV
