I protocolli obbligatori

I protocolli sono delle procedure particolari relativi alla 231, che integrano il sistema di procedure e regole già in essere.

Perseguono lo scopo di disciplinare le attività astrattamente esposte ad un rischio – reato rilevante ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. n. 231/2001, devono essere letti congiuntamente alle prescrizioni del Codice Etico e alle regole operative compendiate nelle procedure aziendali.

La violazione delle regole contenute nei seguenti protocolli può determinare, a seconda della gravità del comportamento, l’applicazione di una sanzione prevista dal Sistema Sanzionatorio.

Protocollo di gestione dei flussi finanziari

Il seguente protocollo è finalizzato a regolamentare le seguenti attività:

• Rimborsi spese
• Spese di rappresentanza
• Gestione degli incassi e della cassa contante
• Rapporti con il Collegio sindacale.

Scopo del presente Protocollo è, altresì, quello di individuare i soggetti coinvolti nei singoli processi descritti e le modalità di tracciabilità e conservazione della documentazione.

Acquisto di beni o servizi

Il seguente protocollo è finalizzato a regolamentare le seguenti attività:

• Acquisto di beni e servizi
• Consulenze

Scopo del presente Protocollo è, altresì, quello di individuare i soggetti coinvolti nei singoli processi descritti e le modalità di tracciabilità e conservazione della documentazione.

Protocollo omaggio e donazioni

Scopo del presente Protocollo è regolamentare l’attività relativa alle donazioni di beni o denaro e al riconoscimento di omaggi/gadget

• La donazione di beni o di denaro è consentita solo quando sussiste un significativo interesse scientifico, artistico, umanitario e/o sociale
• La donazione è un atto volontario dettato da uno spirito liberale e, perciò, non può essere fatta in cambio di un servizio
• E’ necessario evitare che il destinatario della donazione sia un pubblico ufficiale e/o un incaricato di pubblico servizio
• E’ necessario evitare che il destinatario della donazione possa, direttamente o indirettamente, favorire in qualsiasi modo la Società
• E’ necessario conservare le seguenti informazioni (il nominativo dell’ente o associazione beneficiaria, la tipologia di attività svolta dallo stesso ente o associazione, lo scopo della donazione, i beni o l’entità delle somme, oggetto di donazione. Deve essere effettuata la verifica della regolare costituzione delle associazioni e fondazioni beneficiarie nonché degli enti pubblici e non profit (es.attraverso la richiesta di atto costitutivo o statuto, ecc.), ove non si tratti di soggetti aventi rilievo nazionale o internazionale.

Assunzione e gestione del personale

Lo scopo del presente Protocollo è formalizzare le principali fasi del processo di selezione ed assunzione di personale, individuando i soggetti coinvolti nella gestione di tale attività, nonché le attività relative al riconoscimento di bonus o incentivi a dipendenti.

Sponsorizzazioni

Scopo del presente Protocollo è regolamentare l’attività relativa alle c.d. sponsorizzazioni, ovvero a quei contratti in forza dei quali la società si obbliga ad una prestazione di fornitura di beni e/o servizi nei confronti di un soggetto il quale, a sua volta si obbliga a promuovere il marchio della Società.

• I contratti di sponsorizzazione devono essere stipulati solo nel caso in cui vi sia un interesse, concreto ed attuale, nonché un adeguato ritorno di immagine per la Società
• L’inizio della prestazione deve essere sempre preceduta dalla stipulazione del contratto di sponsorizzazione
• L’oggetto del contratto deve essere determinato e devono essere individuate in maniera specifica, le attività relative alla sponsorizzazione richiesta
• E’ necessario verificare sempre la congruità tra contributo versato per la sponsorizzazione e la controprestazione promozionale ricevuta in base ai prezzi di mercato
• Non è consentito stipulare contratti di sponsorizzazione con associazioni non riconosciute o non aventi rilievo nazionale

Protocollo integrato sicurezza, salute ed igiene dei luoghi di lavoro

Scopo del presente Protocollo è definire un sistema di prevenzione e controllo volto a tutelare la salute e la sicurezza sui luoghi di lavoro.

Il sistema dei controlli è stato definito utilizzando, tra l’altro, le indicazioni contenute nell’art. 30 D.Lgs. 81/08 e le Linee Guida UNI/INAIL per un sistema di gestione della salute e sicurezza dei lavoratori sul lavoro (SGSL).

Protocollo gestione adempimenti ambientali

Il seguente protocollo è finalizzato a regolamentare le attività relative a:

• Autorizzazioni per scarichi di acque reflue industriali/emissioni in atmosfera, etc
• Gestione dei rifiuti
• Bonifica dei siti nell’ipotesi di sversamento accidentale di prodotti pericolosi

Protocollo regole di comportamento nei rapporti con i terzi

Il seguente protocollo è finalizzato a regolamentare la gestione dei rapporti con soggetti terzi ai fini della prevenzione dei reati di corruzione attiva, concussione e corruzione tra privati.

Scopo del presente protocollo è, quello di :

• Sensibilizzare i soggetti che hanno rapporti con i terzi al rispetto delle norme comportamentali che la Società si è imposta
• Predisporre un sistema di report periodici
• Creare un sistema di archiviazione della documentazione rilevante, al fine di assicurare la tracciabilità dell’attività svolta

Protocollo di gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione

Il seguente protocollo è finalizzato a regolamentare la gestione dei rapporti con soggetti pubblici connessi alle seguenti attività:

• Adempimenti presso le P.A., strumentali all’esercizio dell’attività della Società
• Rapporti con la PA in fase di esecuzione del contratto di servizio
• Verifiche ed ispezioni da parte di soggetti pubblici
• Contenzioso penale, civile o amministrativo

Scopo del presente protocollo è, quello di :

• Individuare ruoli e responsabilità dei soggetti autorizzati a definire i rapporti con gli Enti Pubblici competenti
• Sensibilizzare i soggetti che hanno rapporti con la P.A. al rispetto delle norme comportamentali che la Società si è imposta
• Predisporre un sistema di report periodici
• Creare un sistema di archiviazione della documentazione rilevante, al fine di assicurare la tracciabilità dell’attività svolta

Protocollo della gestione dei rapporti con il collegio sindacale, i responsabili della revisione legale ed i soci

Scopo del presente Protocollo è regolamentare l’attività relativa alla gestione dei rapporti con gli Organi di controllo

• Il rapporto con il Collegio dei Sindaci, i Responsabili della revisione legale ed il socio deve essere improntato a massima collaborazione e trasparenza
• Devono essere individuati uno o più soggetti all’interno della Società con il compito di gestire i rapporti con gli organi di controllo, per le attività ad essi demandate
• Devono essere archiviate tutte le richieste di informazioni, dati e documentazione avanzate dagli organi di controllo e deve essere istituito un canale di reportistica in merito agli incontri tenuti
• E’obbligatorio trasmettere agli organi di controllo tutti i documenti relativi agli argomenti posti all’ordine del giorno delle riunioni del Consiglio di Amministrazione sui quali gli stessi organi debbano esprimere un parere ai sensi della normativa vigente

Protocollo integrato sicurezza informatica

Scopo del presente Protocollo è regolamentare le attività relative alla gestione dei sistemi informatici utilizzati dalla società.